Was sind Übernachtungskosten und Übernachtungspauschale?

Übernachtungskosten fallen an, wenn im Zuge einer Geschäftsreise, in einem Hotel oder einer privaten Unterkunft, übernachtet wird. Die Übernachtungskosten sind Teil der Reisekostenabrechnung und steuerfrei für die reisende Person.
Übernachtungskosten müssen weiter differenziert werden: Tatsächliche Übernachungskosten und Übernachtungspauschale
Im Gegensatz zu den anderen Reisekosten handelt es sich bei der Übernachtungspauschale um keine Betriebsausgabe für das Unternehmen. Wird vom Unternehmen der volle Betrag der tatsächlichen Übernachtungskosten (gegen Quittung oder (Hotel-)Rechnung) übernommen, so handelt es sich dabei um "tatsächliche Übernachtungskosten", die eine Betriebsausgabe sind.

Verpflegungsmehraufwand


Zusatzkosten für Verpflegung und Getränke auf dienstlichen Reisen.

Die Abrechnung von Reisekosten.

Eintägige Reise





Teilversorgung





Mehrtägige Reise





Reisen ins Ausland

Als Verpflegungsmehraufwand wird der zusätzliche Aufwand bezeichnet, der Personen bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit1 von mehr als 8 Stunden anfallen. Wird der reisenden Person kein Teil der Versorgung (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) vom Arbeitgeber, Kunden oder sonstigen Dritten erstattet (z.B. das durch den Arbeitgeber bezahlte Frühstück im Hotel oder ein Geschäftsessen mit Kunden, dass mit dem Arbeitgeber gegen Quittung abgerechnet werden kann), so ist der Verpflegungsmehraufwand bei einem Reiseziel innerhalb Deutschlands und einer eintägigen Reise von mehr als 8 Stunden im Jahr 2022 mit 14,00 EUR anzusetzen und kann mit einer Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden.
Eine Teilversorgung (Frühstück (20%): 2,80 EUR, Mittagessen (40%): 5,60 EUR, Abendessen (40%): 5,60 EUR) wird anteilig abgezogen. Die kostenlose Versorung mit Getränken durch Dritte hat keinen Einfluss auf den anzurechnenden Verpflegungsmehraufwand.

Bei einer mehrtägigen Reise wird der An- und Abreisetag gleich wie die eintägige Reise behandelt. An allen zwischen dem An- und Abreisetag liegenden Reisetage wird der Verpflegungsmehraufwand bei einem Reiseziel in Deutschland mit 28,00 EUR / Tag angesetzt und abgerechnet.

Erfolgt eine beruflich bedingte Reise ins Ausland, dann wird die Berechnung des Verpflegungsmehraufwand vom genauen Reiseziel abhängig. Nicht nur wird für viele Länder ein von Deutschland abweichender Satz abgerechnet - auch ist es in einigen Ländern wichtig, in welcher Stadt man sich aufhält. Es gelten unterschiedliche Sätze zum Verpflegungsmehraufwand.

Reisekosten teilen sich in die Kostenarten Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten auf.

Arbeitnehmer, die nicht alle zu den Reisekosten zählenden Kosten vom Arbeitgeber ersetzt bekommen, können diese Kosten als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Um in den Genuss der steuerfreien Zuwendung von Reisekosten zu kommen, müssen Berechtigte eine Reisekostenabrechnung erstellen und (beim Unternehmen oder Finanzamt) einreichen.